Module 1 – Maîtriser les outils de communication à distance
- Identifier les situations nécessitant l'utilisation d'un outil de visioconférence
- Les bonnes pratiques générales d'utilisation d'un outil de visioconférence
- Tour d'horizon des logiciels / solutions digitales utilisées par le laboratoire et les collaborateurs
- Savoir utiliser l'outil pour la création et l'organisation d'une réunion de visioconférence
- Savoir maîtriser les fonctions de l'outil pour l'animation d'une réunion en visioconférence
- Les réflexes essentiels pour faire face à des problèmes techniques
Module 2 – Savoir animer une réunion médicale ou un board à distance à l'aide de techniques adaptées au virtuel
Diagnostic personnalisé de ses capacités à prendre efficacement la parole face à un board d'experts (5 axes : corporel, vocal, relationnel, émotionnel, intellectuel)
La préparation de l'animation à distance
- Avoir les bons réflexes lors de la préparation de sa réunion médicale ou de son board à distance
- Définir l'objectif opérationnel de sa réunion médicale/de son board, et le livrable attendu
- Apprendre à utiliser l'outil carte mentale pour structurer sa réflexion
- Se préparer mentalement à réussir à animer une formation, une réunion ou une restitution scientifique à distance
Échanger et transmettre des savoirs scientifiques à distance
- Connaître les règles d'apprentissage d'un public adulte et les méthodes adaptées à un public scientifique, dans un contexte virtuel
- Les facteurs favorisant la compréhension et la mémorisation à distance
- Utiliser la règle de 3 pour favoriser la mémorisation de ses messages clés
La gestion du temps en virtuel
- Gérer le temps en tenant compte des activités et échanges à avoir avec les interlocuteurs de la réunion médicale/du board
- Définir, circonscrire et organiser dans un espace de dialogue virtuel
- Savoir utiliser le storytelling pour donner chair à un contenu scientifique
- Apprendre à sortir de la logique scolaire de la communication top-down pour entrer dans une logique d'échange et de partenariat avec des participants
Techniques d'animation à distance
- Les différentes activités de groupe à organiser à distance
- Lancer, gérer, débriefer les activités
- Travailler sa posture de facilitateur des échanges et de régulateur des personnalités
- Lancer les échanges grâce aux questions ouvertes
- Les techniques de gestion de groupe
- Gérer les activités à distance, créer des sous-groupes, annoncer des consignes claires, gérer le temps des sous-groupes, animer des restitutions de sous-groupes
- Apprendre à faire face aux principales perturbations rencontrées par un animateur de réunion scientifique à distance, face à un public de professionnels de santé
Module 3 – Les boards et réunions scientifiques à distance : de la préparation à la réalisation
Définition du type de réunions (définition opérationnelle, contraintes réglementaires…)
- Réunion de présentation de données (type staff MSL)
- Animation Board avec médecins
Principales différences entre communication classique (présence) et communication à distance
- Durée et gestion du temps
- Support de présentation
- Préparation et gestion de l'interactivité
- Matériel utilisé
- Évaluation
Atelier n°1 : Réunion à distance de présentation de données (réunion de type « staff MSL »)
- Obtention des autorisations (démonstration réactivité)
- Organisation de la réunion
- Contenu de la réunion (validation manager et chef de service)
- Agenda (rappel)
- Organisation / logistique technologique
- Gestion de la réunion (prise de parole, temps, session Q&A)
- Évaluation de la qualité de la réunion
- Tips and tricks
- Réalisation en groupe d'une checklist opérationnelle
Atelier n°2 : Organisation à distance d'un board avec un groupe de médecins
- Définition des caractéristiques du board d'experts
- Type de board (brainstorming, revue critique d'articles, projet de publication, mise en place d'un projet…)
- Board « unique » ou board pérenne
- Typologie et caractéristiques des membres du board
- Étapes clés de la constitution du board d'experts
- Choix des membres du board (gestion compliance et contractuelle)
- Définition et validations des attentes et délivrables (validation interne et externe)
- Choix des personnes présentes du laboratoire
- Gestion digitale du board d'experts
- Répartition des rôles et responsabilités au sein de l'équipe laboratoire
- Stratégies de management d'un board d'experts
- Partage du management du board
- Comment créer un board dynamique ?
- Favoriser la production d'idées au sein du board
- Anticipation des situations difficiles et préparation de comportements
- Mesure de la productivité de son board distanciel (fixation de KPIs)
- Mesure de la satisfaction des experts
- Réalisation en groupe d'une checklist opérationnelle